L’organisation au travail s’effectue via 6 règles
1. Morning Routine = Instaurez des micro-actions
Débuter sa journée, commence par instaurer des actions qui vont vous mettre en haleine pour la journée. Certains, vont commencer leur journée par du sport, méditer, écouter de la musique, écrire… Prendre du temps pour soi en début de journée est bénéfique car les journées de travail sont parfois fatigantes et avec des imprévus.
Cette phase peut prendre en compte deux objectifs :
- Si vous avez l’envie d’être plus efficace au travail, ce moment peut être judicieux pour travailler sur un ou plusieurs points importants
- Si votre objectif est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, ce moment peut être propice à passer du temps pour vous
Cette routine est un lancement pour votre journée, elle doit vous conforter pour atteindre vos objectifs.
2. Priorités = Appliquez la méthode Moscow
4 grandes catégories :
- Must Have (vital) = tâches impératives à exécuter en priorité absolue
- Should have (essentiel) = valeurs ajoutées du projet, activités essentielles à effectuer après avoir finalisé les « Must Have »
- Could have (confort) = initiatives à ne faire qu’après les missions vitales et essentielles
- Won’t have (luxe) = à exclure du projet actuel, à laisser de côté pour l’instant
Grâce à cette méthode, les différentes tâches sont priorisées. L’organisation, c’est avant tout savoir anticiper et prioriser les diverses missions qui nous sont confiés. La planification, engendrera un gain de temps, de l’efficacité et l’efficience, enfin, de la sérénité.
Pour réussir, il faut de la concentration et de la focalisation sur une tâche à la fois.
3. Faire une liste de missions et effectuer des points
Une fois, les tâches sur le long terme priorisées, il convient de lister les autres actions à réaliser dans le futur. Une to-do list est un outil propice.
Une to-do list des différentes journées de la semaine est judicieuse. Chaque tâche terminée peut être marquée d’une coche et celle en cours d’une vague par exemple. L’instauration d’un code permet de savoir visuellement où l’on en est. Il est également possible d’allouer du temps aux différentes tâches. Enfin, il est important de faire le point en fin de journée pour se préparer à la journée de demain et l’anticiper.
4. Se fixer des objectifs réalisables et réaliser des temps de pause
- prévoir maximum 5 tâches importantes par jour
- privilégier la qualité à la quantité
- effectuer des temps de pause entre chaque tâche importante
5. Planification = appliquez la matrice d’Eisenhower
Quatre étapes pour mieux planifier votre temps de travail :
Faire la distinction entre les tâches urgentes et les tâches importantes, selon la matrice Eisenhower.
Avec la to-do list faite au préalable, il s’agit de décomposer les tâches en 4 catégories « urgent et important », « urgent et pas important », « pas urgent et important », « pas urgent et pas important ».
Également, il faut savoir accepter des périodes plus ou moins intenses malgré l’organisation. Déléguer est aussi possible auprès de vos collègues, si vous travaillez en équipe ou faire certaines tâches à plusieurs pour se sentir moins débordé.
6. Concentration = Appliquez la méthode 5S en français la méthode ORDRE
La concentration est l’une des principales clés à la réussite.
Rester focalisé, une mission permet de ne pas s’éparpiller. Cela permet de la réaliser dans le temps imparti, selon l’organisation établie. On retrouve en français une traduction simple ORDRE qui signifie :
- Ordonner (ou ôter l’inutile), consiste à enlever tout le superflu sur le bureau, qui ne servirait pas pour réaliser une tâche
- Ranger, les différents outils et matériels pour le travail
- Dépoussiérer, Découvrir des anomalies, liée à l’optimisation du poste de travail afin d’effectuer un travail
- Rendre évident, maintenir l’optimisation, ce point est réalisable avec l’efficacité des 3 premiers points
- Être rigoureux, efficace sur le long terme grâce aux efforts continus
Cette méthode est applicable pour deux objectifs : optimiser son espace de travail et organiser le travail en tant que tel.